こんにちは！エンジニアの中村です。 今回は過去に開催したハッカソンを元にハッカソンの運営方法やシステムハッカソンの裏側などを紹介していきたいと思います！ コロナ渦でイベント開催が難しい中、ハッカソン開催について興味がある人は是非参考にしてください😃
ハッカソンについて
ハッカソンの目的・開催理由
システムハッカソン開催の目的は、社内のコミュニケーション促進、スキルアップや通常業務ではできなかったチャレンジの機会を設けるためです。 以前まで開発合宿が半期に1回行われていましたが、情勢が変わりコロナ禍において開催が困難になったという背景からオンラインハッカソンを開催しました。
過去のハッカソンの記事
気になる方はこちらから記事を見てください！
【第1回】 https://system.blog.uuum.jp/entry/2021/01/22/110000
【第2回】 https://system.blog.uuum.jp/entry/2021/11/17/110148
開催までの準備
開催までにしたこと一覧
ハッカソンを開催するまでにしたこと一覧です。 第1回と第2回のハッカソンを通して自分が開催するときには必要だよなと思うことを書いたので、ご参考までに。
⚠︎第2回のハッカソンはテーマを参加者に事前に伝えており、ハッカソンでやることやチームを事前に提出してもらいました。
【準備】 [] 運営メンバー集め （司会者・カメラ係・タイムキーパー・情報共有者・ブログ執筆者・評価集計・評価者） [] 実施計画書を書く（目的・概要・日付・開催場所・予算etc..） [] 予算の申請 [] ハッカソンの参加者・運営のグループを作成する（運営だけのグループも作成） [] 参加者集め（シート作成） [] やることが似ている人たちをチームにまとめる（参加者集めのシートと同じところにまとめる） [] ハッカソンについての説明会・質問会（複数回） [] GoogleDrive等に発表資料置き場など資料をまとめる場所を作る [] 評価基準を決める [] 賞と景品を決める [] 実施場所の予約・場所の確認 [] 実施の全社周知 [] 打ち上げの準備 【資料】 [] オープニングの資料 [] 発表前の資料 [] 結果発表の資料 [] ハッカソン参加者アンケート [] 評価シート [] 評価コメントシート
準備の詳細
次は開催までにしたこと一覧の詳細です。いくつかピックアップして詳細を書きます。 細かいことが多いですが、実際ここまで決めるとスムーズに行くことが多いので、 めんどくさいですがやるといいかもしれません。
運営メンバー集め
今回のハッカソンは小規模でしたが、運営メンバーは最低でも6人くらいはいるといいと思います。
役割は以下のようにしました。
・責任者 * 1 ・運営メンバー * 2 ・司会進行 * 1 ・ブログ執筆者 * 1 ・評価者 * ?
運営メンバーは基本的にすること一覧の開催までの準備をするのですが、 本番ではカメラ係、Slackなどへの情報共有・タイムキーパーなどを担当しました。 運営メンバーがハッカソンに参加する場合は、タイムキーパーは2人いると1人が発表している時に タイムキーパーがいなくならないのでいいのかなと思います。
発表時間も発表人数から算出して「発表時間+質問タイム+評価入力時間」を出しておいて、全体的に数十分程余裕を持たせてスケジュールを作成しました。 評価集計の人も1人決めておくと、集計が楽です。（今回集計係を決めていなかったので集計が少しもたつきました）
ハッカソンの参加者・運営のグループを作成する
ハッカソン専用のグループを作成して、そこで基本的にハッカソンの話をしていました。 専用のグループを作り、そこでハッカソンについて色々と話すことで、 情報共有が楽なのと、ハッカソン開催への意識を持ってもらうためです。
運営メンバーは当日の動きの確認や、景品についてなどハッカソン参加者に知らせないがいい話をするので別でグループを作成してそこで話していました。
参加者集め・やることが似ている人たちをチームにまとめる
参加者を集める時は、スプレで参加可否・参加者名・テーマ・テーマ内容・テーマ説明を書いてもらい、提示した日までに書いてもらいました。
日を提示しても忙しくて忘れていたりする人がいるので、運営の人は1人参加者を集める担当を決めると期限までにデータが集まりやすかったです。 その日までに担当者が定期的にメンションをつけてリマインドをすることで、参加者自身が忘れないし、 何に悩んでいるのかを運営側が把握することができるからです。
オープニングの資料
オープニングの資料は主に以下の内容を準備しました。
・ハッカソンとは ・タイムテーブル ・発表について（発表日時・一人当たりの発表時間・強制終了時間・発表資料について） ・投票について（Googleフォームなどの投票場所のURLとQRコード・投票基準と各項目の点数） ・賞について（景品の発表・注意点など） ・注意点
注意点では発表前に資料を共有することや、発表中は出来る限り顔出し必須など 書いておくことで発表がスムーズにできるのかなと思います。 オープニング後はオープニングに来れなかった人や資料を見直したい人のために資料をグループに展開するといいかもしれません。
発表前の資料
発表前の前段階の資料は主に以下の内容を準備しました。
・発表について（オープニングと同じスライドでOK） ・注意点 ・発表の流れ ・投票について（オープニングと同じスライドでOK） ・発表順番 ・集計時間 ・アンケート
発表順番に関しては参加人数が多い場合は運営側で先に決めておくとスムーズでした。 第2回は参加者が多かったので先にこちらのサイトで決めました。
順番決め.com: https://xn--ebku91pdvftn1b.com/
参加者が少ない場合は、発表順番を発表が終わるごとに決めても時間的に大丈夫そうだったので、 第1回はこちらのサイトを使わせていただきました。
３Dあみだくじ: https://exe.tanidaiz.com/3D-Amida.php
注意点に関しては、辛辣なコメントを控えるなど書くといいのかなと思います。 発表するだけですごい！と私は思うので、辛辣なコメントがあると次開催するときに参加したくなくなりますし、次発表する人も萎縮してしまうからです。
評価シート
今回はGoogleFormで評価シートを作成しました。
項目はチーム名・個人orチームのよかったところ・テーマごとの得点にしました。
第2回のハッカソンではテーマを3つに絞っており、
それぞれ評価基準が違うのでGoogleFormでチーム名を選択した際に飛ぶページをそのチームのテーマの評価シートになるように設定しました。
第2回ハッカソンの評価例↓
例： テーマ：業務効率化 業務効率化 5点 ギーク度 5点 完成度 3点 プレゼン力 2点 総合点 -> 15点 テーマ：通常業務+a 業務効率 5点 ギーク度 5点 完成度 5点 プレゼン力 5点 総合点 -> 20点 テーマ：新規事業 新規・事業性 3点 完成度 3点 ギーク度 5点 プレゼン力 5点 総合点 -> 16点
評価コメントシート
評価コメントシートというのは、評価シートの個人orチームのよかったところを集めたシートです。 評価コメントシートは必須ではないとは思うのですが、作ったものへの評価を聞きたい人 がほとんどかなと思うので作成しています。
⚠︎基本的にはひどいコメントないかもしれませんが、あった場合は弾くなどの配慮が必要なのかなと思います。
ハッカソン参加者アンケート
ハッカソンの参加者アンケートは 次のハッカソンをもっと良くするために作成しました。 質問内容は以下のようにしました。
・ハッカソンはこれまでに参加経験 ・審査基準は妥当か ・審査基準の評価の理由 ・開催期間は妥当か ・開催期間の評価の理由 ・次やりたいイベントはあるか ・気になったこと、次のハッカソンでは直して欲しいところはあるか ・次のハッカソンへの要望
ハッカソン参加者アンケートは運営の結果集計時間に共有すると待ち時間にアンケートを書いてくれるのでいいのかなと思います。
第２回ハッカソン開催までの裏話
開催が決定して運営でMTGして話は進んでいましたが、コロナが悪化してきて集まるのが難しいという話になったり 今回のテーマが業務改善だったので何をすればいいのかわからない人が一定数いて、このまま進むとモチベーションも上がらないしいいものも 作れないよねという話になり、9月に行う予定でしたが10月末になりました。 それと、ハッカソンまでに準備しないといけないことが用意ができてなく、 全体的な流れがぼやけていて止まっていたので準備にある程度時間がかかりました。
当日は会場に必要なものがなかったり、最後の集計でGoogleFormのデータスプレに吐き出してデータを確認すると
データがバラバラで、集計に時間がかかったり、結果発表の資料が一部できておらず、即席でこんな感じの資料を準備してもらいました笑
まとめ
今回書いたような準備シートや期限を設定してMTGを都度行なったりすることをやってからスムーズに進んだので ハッカソンを開催する際は準備シートや期限、MTGの頻度をきちんと決めてから作業をすると延期や中止になりにくいのかなと思いました。 ハッカソンを開催するのは意外と準備が必要ですし、「ハッカソン？まぁ司会とかの資料作成くらいしとけばあとはどうにかなるでしょ？」 くらいのテンション感だと当日想定できてないことが起きてスムーズにいかないので、きちんとした計画が大切だと思いました。 第2回ハッカソンは1回目よりテーマの難しさや参加人数の増加により考えることが多かったですが、 いろんな人が協力してくださったのでうまく行きました。 第3回があるかはわかりませんが、開催できたら今以上にいいハッカソンができるようにしたいと思っています。
今回の記事でハッカソンを開催したいけど何をしたらいいのかわからない人や、 開催準備を進めているけどうまくいくか不安な人の何か参考になれば幸いです。 ここまで読んでいただきありがとうございました🙇♀️