おはこんばんちは。 尾藤 a.k.a. BTO です。
UUUMでは社内でのデータの共有に Google Drive を使っています。 Google Drive はとても便利で信頼性も高いのですが、どんなに Google Drive 側が信頼性を高めても、人が誤って削除してしまったら、データは戻せません。 そこで、UUUM では Google Drive のデータを Google Drive にバックアップしています。
同じ Google Drive 上にバックアップを取るのは、Google Drive 自体がデータを失った場合は、バックアップごと消えてしまいますが、そこは Google に信頼しきっています。 現実問題として、UUUM では動画コンテンツが多いので、Google Drive 以外の場所にバックアップの保存先を確保するのが大変というのが大きな理由です。
Dropbox時代
UUUM では初期の頃は Dropbox でデータの共有をしていました。 最初はそれで十分だったんですが、UUUM は動画コンテンツを扱う会社ですので、ファイル容量はどうしても大きくなりがちです。
そのうち社員の HDD の容量を圧迫するようになり、PCを使うのが大変になってきました。 そして、最終的には Dropbox の同期を切ってしまう社員が多くなり、事実上 Dropbox で最新のデータを共有することができなくなってきました。
ここまでは僕が入社する前までの話です。
Google Driveに移行決定
Dropbox でのデータ共有が形骸化していたので、別のデータ共有手段を導入する必要がありました。 Dropbox のようにローカルの HDD と同期するような仕組みだと、UUUM のように容量の大きいデータを扱う用途には不向きです。
幸い UUUM では Google Apps を導入していたので、Google Drive に移行することに決めました。 Google Drive であれば、クラウド上にデータを置いて管理できますのでローカルの HDD を圧迫しません。
しかも unlimited のプランでは、1人当たり月 $10 で容量無制限!! UUUM での Google Drive の導入が決まりました。
カオスな Google Drive
UUUM では以前から Google Apps は導入していたので、Google Drive 自体は使われていました。 しかし運用ルールがしっかり定まっていないまま使われていたので、データが整理されておらずカオスな状態になっていました。
だいたい次のような手順で活用されていました。
- 個人がマイドライブにファイルを作成(データの属人化)
- ファイルのアクセス権限を個別に管理(権限管理煩雑化と破綻)
- フォルダ分けされてないので、何のデータがどこにあるかがわからない(データの未整理)
データが個人に所属して属人化している状態なので、部署が変わったり担当が変わったりした時に引き継ぎが全然できてませんでした。 結果何かがあるたびに個人に毎回確認する必要があり、手間がかかっていましたし、データが見つからないこともしばしばでした。
ファイルの権限管理を個別にしていたので、新しく入った人や新しい担当の人がすぐにファイルにアクセスできませんでした。 またファイルの存在自体を知ることができないので、情報があることすら伝わりません。 ファイルにアクセスできないことがわかった時点で毎回アクセス権限の付与をしないといけないので、そのための作業も煩雑化してました。
また共有のフォルダが存在せず、全て個人のマイドライブに入っていたので、プロジェクトや部署、会社全体でファイルの共有ができない状態でした。 新しく入った人のマイドライブは当然空のままなので、毎回必要なファイルをマイドライブに追加するという手間がかかります。 そして必要な情報が全てマイドライブには追加されず、多くのファイルは共有することを忘れられてしまいます。
Google Drive の整理
これはまずカオスになった Google Drive の整理から始めないと考えました。 とはいえ個人のマイドライブに何のデータが入っているかはわかりません。 個別に全部確認するのもコストがかかりすぎて現実的ではありません。 そこで Google Drive を使う上での運用ルールを定めて、それに則って使ってもらうことにしました。
まずはデータを共有する専用のフォルダを作りました。 Google Drive ではフォルダに権限の設定をして、その中にファイルを置くと権限の設定が引き継がれるようになっています。 これまで個別のファイルで権限管理していたのを、フォルダの権限管理にすることで、新しい人が増えたりしても問題なくアクセスできるようになります。 具体的には次の4つのフォルダを作り、それぞれ必要な権限を割り当てました。
- 全社員
- リーダー
- 管理部
- GM
それぞれ名前の通りアクセスできるアカウントを制限しています。 UUUM では Google Drive でデータを作るときには、必ずこのフォルダの中に作ってもらっています。 これにより煩雑化した権限管理をなくし、必要なデータにすぐアクセスできるようになっています。
それぞれのフォルダの中にも大まかなフォルダの構造を決めました。 具体的には次のようなフォルダを作ってあります。
- プロジェクト(各プロジェクトのファイル置き場)
- バックオフィス(バックオフィス系)
- ユニット(各部署でのファイル置き場)
- 個人(個人のファイル置き場)
大まかなフォルダ構造を決めてやることで、ファイルが散乱することがなくなり、必要な情報にすぐにアクセスできるようになりました。
第一次TB内ショック
無事 Google Drive への移行が済み、平和な日々を過ごしていたところで事件がおきます。
どういうこと?
Google Drive のアプリを使ってデータの同期をとっていた社員の一人が、PCのデータ容量を確保しようとして、誤って大量のデータを削除してしまったのです。 同期は自動的に行われるので、データの削除も当然同期されてしまいます。
削除されたデータは、特定のフォルダのデータが削除されたとかではなく、全体にまたがって画像ファイルや動画ファイルのみが削除されたというような状態でした。 なので、全体的に削除されているファイルもあれば削除されてないファイルもあるという状態で、何が削除されたかを追跡するのは非常に困難でした。
Google Drive のファイルにはそれぞれオーナーが存在し、削除されたファイルはオーナーのゴミ箱に入ります。 削除されたファイルを履歴から探しだし、ファイルのオーナーを探しだし、ゴミ箱から個別に復元するのは現実的ではありません。
また UUUM では Google Apps のライセンスを代理店経由で購入しており、代理店経由のライセンスの場合の一次問い合わせは Google ではなく代理店です。 代理店に大量の削除されたファイルのリストを送っても、おそらく対応してもらえないことは容易に想像できます。
幸いなことに、私の Mac は HDD の容量が大きく、Google Drive App でファイルの同期もしていて、タイムマシンでバックアップもとっていました。
全てのデータ私の HDD から無事に取り出すことができ、削除されたファイルは全て戻すことができました。 ただし、ファイルのオーナーは全て私になってしまったので、自分のアカウントのディスク使用量は一気に増えてしまいましたがw
Google Drive のバックアップを Google Drive でとる
人間なので失敗することは仕方がありません。 今後も誰かが誤ってデータを削除してしまうことも考えられます。 その時にちゃんとバックアップをとっておかないと、データを復活することができません。
UUUM では日々大容量データが増え続けますので、ローカルにバックアップを取るのは手間がかかります。 しかし、Google Drive の容量は無制限です。 ならば Google Drive のデータは Google Drive にバックアップを取ればいいのではないのか!!
もちろんバックアップは通常は、違うシステムで物理的に離れた場所でとるのが鉄則ですが、データ容量が多いので大変です。 今回のバックアップは人為的なミスに対応するのが主な目的なので、Google Drive の信頼性に頼って、Google Drive 上にバックアップを作成することにしました。
To be continued
というわけで、次回は Google Drive のデータをどのようにバックアップしているのかについて書こうと思います。
まとめ
UUUM ではハースストーンで対決してくれる企業様を募集しています。
